Wie plane ich das perfekte live-event?

Auf Grund der aktuellen Corona-Pandemie fallen unzählige Veranstaltungen, Kongresse und Meetings aus. Vor allem in dieser Zeit bieten sich Live-Event so gut an wie noch nie. Unter Beachtung der aktuellen Maßnahmen und Einschränkungen gelingt es Ihnen trotzdem, Ihre Veranstaltung erfolgreich zu organisieren.

Bei einem Live-Event bedarf es jedoch etwas mehr Vorbereitung und Organisation als bei herkömmlichen Konferenzen…

Worauf müssen Sie nun bei der Planung und Durchführung eines Live-Event achten? Wie organisieren Sie ein perfektes Live-Event?  

#1 vorteile von live events

Vor allem in der aktuellen Pandemie, in der weitreichend Kontaktbeschränkungen gelten, sind kaum Großveranstaltungen möglich. Dies können Sie mit einem Live-Event umgehen, indem Sie das Event wie gewohnt nach dem Motto „Business as usual“ veranstalten und dieses dann live, online und grenzüberschreitend übertragen können. Den Livestreams sind technisch keine Grenzen gesetzt und Sie können somit internationales Publikum erreichen. Sie können Ihre Veranstaltung mit verschiedensten Streaming-Diensten ausstrahlen, sei es Vimeo, Zoom oder eine eigene Streaming-Lösung, sodass Ihr Zuschauer auf jedem beliebigen Endgerät, worüber er verfügt, die Veranstaltung nachverfolgen kann. Durch die professionelle Kamera-, Licht- und Tonausstattung wird der Wissenstransfer keineswegs beeinträchtigt, sondern im Gegenteil: Ihrem Publikum wird ein exklusiver Einblick in das Geschehen aus verschiedensten Blickwinkeln gestattet. So hat der Zuschauer ein besseres Zuschauererlebnis als gewöhnlich. 

#2 planung und organisation

Um ein Live-Event so gut und einfach wie möglich abzuwickeln, sollten Sie sich explizit Gedanken zu dem Ablauf und zum Geschehen während des Events machen. Man sollte sich überlegen, welche Geschehen sind dynamisch und welche statisch. Anhand dessen können wir Licht, Kameras und Kameramänner so platzieren und einplanen, dass es eine höchstprofessionelle und anschauliche Veranstaltung entsteht. Die digitalen Übertragungen des aktiven Geschehens sollten optimal durchdacht werden, um auch passive Übergänge oder Zwischenschaltungen, sodass eine flüssige und stringente Übertragung angeboten werden kann. Achten Sie deswegen schon bei der Wahl des Auftragnehmers, dass es sich um ein professionelles und gut organisiertes Team handelt, wodurch dem Publikum schließlich ein exklusives Zuschauererlebnis geboten werden kann, bei dem das Publikum sich fühlt, als wäre es hautnah dabei. 

Controlling-Zentrum für den Livestream

#3 BINDEN SIE EINE PROFESSIONELLE MODERATION EIN

Unabhängig der Form der Ausstrahlungsform des Events, ob live oder als Aufzeichnung, fehlt die persönliche Interaktion während des digitalen Programms, weswegen Sie stets darauf achten sollten, Ihre Zuschauer persönlich anzusprechen und kontinuierlich durch das Event tragen sollten. Das gelingt Ihnen durch die Einbindung von professionellen Moderatoren, die stets die persönliche Interaktion zu den Zuschauern hält.  Da Sie auch nicht wissen, ob der ein oder andere Zuschauer später einschaltet oder zwischendurch nicht eingeschaltet hat, sollten sie mit der Moderation ständig die 5-W Fragen beantworten. So stellen Sie sicher, dass wirklich jeder Zuschauer zu jedem Zeitpunkt im Live-Programm perfekt informiert ist.

Der Livestream für die Vonovia zeigt vorbildlich, wie man eine digitale Veranstaltung umsetzt. 

#4 beziehen sie ihr publikum mit ein

Eine weitere Gestaltungsmöglichkeit ist es, während der Direktübertragung live-Chats und live-Umfragen zu verwenden, um Ihre Zuschauer weitestgehend zu inkludieren. Durch das Einbeziehen des Publikums können interessante Fragen und Themen demokratisch diskutiert werden, sodass jeder seinen eigenen Anteil zu dem Live-Event beitragen kann. Dies macht Ihre Live-Übertragung deutlich attraktiver, dynamischer und erfolgreicher.

#5 location

In Echtzeit übertragene Veranstaltungen können praktisch von überall aus ausgetragen werden. Durch diesen Vorteil haben Sie die Wahl, an welchem Ort, in welcher Umgebung oder in welchem Erscheinungsbild das Event stattfinden soll. Dabei gibt es die Möglichkeit, sich Studios individuell anfertigen zu lassen; seien es virtuelle Studios oder ein besonderes Studio Set angepasst an die Veranstaltung – alles ist möglich (auch vom Büro oder von zu Hause aus). Voraussetzung für das Video-Streaming ist eine Internet-Upload-Geschwindigkeit von 25 MBit/s und ausreichende Räumlichkeiten, die dem Event gerecht sind.

Ein operativer Ort auf 'The Surgical Island'

fazit

Was brauchen Sie nun, um ein erfolgreiches Live-Event auf die Beine stellen zu können? Planen Sie ausreichend Event-Inhalte, sodass wir diese professionell umsetzen können. Ziehen Sie am besten von Anfang an einen Profi mit hinzu, der Ihnen bei der Planung und Ideengenerierung bei Seite steht. So hat die Veranstaltungsplanung von Anfang an Hand und Fuß. Überlegen Sie sich, wie Sie Ihr Publikum mit einbeziehen möchten, um Ihr Event so attraktiv, authentisch und professionell gestalten zu können. Achten Sie auf eine professionelle und hochwertige Ausstattung und Übertragung, die Ihrem Zuschauer ein vertrautes, qualitatives und kompetentes Gefühl verleiht. So erlebt Ihr Publikum ein digitales Event, als sei es präsent dabei, ohne jegliche Verzichte leisten zu müssen. Wählen Sie Ihren Wunschstandort aus und übertragen Sie Ihre Veranstaltung in die ganze Welt.

Wenn auch Sie eine Veranstaltung oder Konferenz digital, in Echtzeit, international und professionell ausstrahlen möchten, sprechen Sie uns an.